Modern
insanın önemli bir problem alanı zaman yetersizliğidir. Birçok kişi zamanın
kendilerine yetmediğinden şikâyet etmektedir. Bu kişilere göre yapılacak o
kadar çok iş vardır ki zaman asla yetmez. Özellikle söz konusu iş ise zaman
sıkışıklığı daha da artmakta, zamanlı, acil ve yetişmesi gereken işler üst üste
gelmektedir. Bu durum aynı zamanda kişilerde strese sebep olmaktadır.
Zaman yönetimi konusunda
insanlara yardımcı olacak çeşitli yöntem, teknik ve araçlar mevcuttur. Tüm bu
yöntem, teknik ve araçlar, kişilere, bunları uyguladıkları ve kullandıkları
takdirde, zamanı kendi denetimleri altına alabileceklerini söylemektedir. Bu
iddia bir yere kadar doğrudur da. Fakat bir gerçekte var ki, tüm bunlar
uygulansa ve kullanılsa da insanların zamanla mücadelesi devam etmektedir ve
insanlar hala zamansızlıktan şikâyet etmektedir.
Zaman yönetimi konusunda tüm
yardımcı yöntem, teknik ve araçlara rağmen, süregelen yakınma ve şikâyetlerin
çözümü, birey olarak zamanın nasıl algılandığı veya zamana bakış açısında
yatmaktadır. Yeni bir paradigmaya olan ihtiyaç açıktır. Dördüncü kuşak zaman
yönetimi de denen bu yeni bakış açısının özünde zamanımızı alan işlere ve
faaliyetlere “aciliyet” ve “önem” penceresinden bakmak ve bunlara göre bir
sınıflandırma yapmak yatmaktadır. Klasik zaman yönetimleri genelde acil işlerin
nasıl ve daha etkili bir şekilde yönetilmeleri gerektiği üzerine odaklanmıştır.
Bir bakıma da haklıdır. Ama hayatımıza denge getirmek, hayattan memnun olmak ve
anlamlı işler yapmak adına bir eksiklik vardır.
Aslında zaman konusunda
insanları rahatsız eden de budur. Yani hayatımızda önemli olarak kabul
ettiğimiz hususlara yeterli zaman ayıramamak. Dördüncü kuşak zaman yönetiminin
temelinde, önemli işlere öncelik vermek yatar. Önemli işler, kişinin yaşamında
derinden önem verdiği şeylerdir. Bunlar genelde yaşamı devam ettirmekle,
sevmekle, sosyal yaşamla, kariyer yapmakla, sağlıkla, aile ile ve dünyaya katkı
koymakla ilgili hususlardır. Modül III ders notları, “Stratejiler” bölümünde
bahsedilen hayatın dört boyutu ile yani ruh, kalp, beden ve zihinle ilgili
hususlardır. Yapılacak zaman planlamasına bu dört boyutu yani önemli işleri
dahil etmek gerekir.
|
Önemli/Acil
-
 Hemen
yapılması ve yetişmesi gereken işler.
- Krizler.
- Çözüm bekleyen sorunlar.
|
Önemli/Acil Değil
- Vizyon belirleme.
- Planlama.
- Eğitim ve Kişisel gelişim
- Kişiler arası ilişkiler
- Hazırlık yapma.
- Önlem alma.
- Kendini yenileme ve güçlendirme
|
|
Önemli Değil/Acil
-
 Zamansız
ve gereksiz telefon görüşmeleri ve ziyaretler
- Bazı toplantılar
- Hemen yapılması gereken bazı
işler.
- Popüler etkinlikler
|
Önemli Değil/Acil Değil
- Gereksiz telefon görüşmeleri
- Faydasız işler
- İlgisiz yazışmalar
- Aşırı TV seyretme
- Aşırı ve amaçsız internet
kullanımı
|
Önemli
ve Acil Karesi:
Buradaki işler hem önemli hem de
acilen yapılması gerekenleri barındırır. Şikayeti olan bir müşteri ile
ilgilendiğimiz, zamanında teslim edilmesi gereken işle ilgilendiğimiz,
fabrikada veya evde bir makineyi vs. tamir ettiğimiz, acil sağlık sorunları ile
karşılaştığımızda doktora gitmemiz gereken zaman burasıdır. Kişiler burada
mecburen zaman geçirir ve geçirmesi de gerekir. Bu karede dikkat edilmesi
gereken ana husus, bazı önemli işler zamanında ilgilenilmediği için buraya
kayar ve acil haline gelir. Aciliyet kişide strese sebep olur. Kişi önem
paradigmasından aciliyet paradigmasına geçer. Krizler artar. Zaman problemi
doğmaya başlar.
Önemli
ve Acil Değil Karesi:
Burası “kalite” karesidir.
Vizyonumuzu belirlediğimiz, hedefler koyduğumuz, önlem aldığımız, kendimizi
geliştirdiğimiz, yakın çevremizle kaliteli zaman geçirdiğimiz, yeteneklerimizi
geliştirdiğimiz, öğrendiğimiz, önemli toplantı ve sunumlara hazırlandığımız
zamanlar bu karede zaman geçiriyoruz demektir. Bizi insan yapan dört alanın
(ruh, kalp, beden ve zihin) doyurulduğu yer burasıdır. Bu alanda zaman
geçirdiğimizde önem paradigması bize hakimdir. Burada zaman geçirmemek, yani
önemli işlerimize, şu an acil değil diye zaman ayırmamak, ileride oluşacak
krizlere davetiye çıkarmaktır. Bu alanda ihmal edilen işler “Önemli ve Acil”
olarak karşımıza çıkar. Periyodik olarak diş muayenesine gitmek bu alanın bir
etkinliğidir. Bunun ihmal edilmesi neticesinde çürük ve ağrıyan bir dişle
dişçiye gitmemize sebep olur. Dişçiye gitmek birden aciliyet kazanır. Belki de
bu önemli bir işimizin aksamasına sebep olur. Aynısı bir fabrikanın makine
parkındaki malzemelerin periyodik bakımlarının acil olmadığı için
aksatılmasında da geçerlidir. Önceden önlem almak zaman yönetiminin kalbidir.
Sizin işlerin üzerine gitmenizi gerekli kılar. Sonucunda da zamana hükmeden siz
olursunuz.
Önemli
Değil ve Acil Karesi:
Burada acil ama önemli olmayan
işler vardır. Burası yanılgıya düştüğümüz alandır. Birçok iş aciliyetinden
dolayı önemli sanılır. Oysa iyice bakıldığında hiç de öyle olmadığı görülür.
Acil ama önemli işlerle ilgilenen birey kendini önemli işler yapıyormuş
hissedebilir. Genelde bu alanda başkaları için önemli olan işler bulunur.
Birçok telefon görüşmesi, randevusuz gelen ziyaretçiler bunlara örnek olarak
sayılabilir. Başkalarının kendilerine göre önemli olan işleri için zamanımızı
harcarız.
Önemli
Değil ve Acil Değil Karesi:
Burası zamanı israf ettiğimiz yerdir. Yapılan
işler ne önemli ne de acildir. Zamanı boşa harcadığımız yer burasıdır. Belki de
kaçış yaptığımız yer. Kendimizi "dinleniyorum" diye aldattığımız yer
de burasıdır. Oysa dinlenme kendiniz için ve planlı bir etkinliktir ve bir
"kalite" karesi etkinliğidir.
.jpg)
