Zaman Yönetimi - Önemli işlere öncelik vermek

        Modern insanın önemli bir problem alanı zaman yetersizliğidir. Birçok kişi zamanın kendilerine yetmediğinden şikâyet etmektedir. Bu kişilere göre yapılacak o kadar çok iş vardır ki zaman asla yetmez. Özellikle söz konusu iş ise zaman sıkışıklığı daha da artmakta, zamanlı, acil ve yetişmesi gereken işler üst üste gelmektedir. Bu durum aynı zamanda kişilerde strese sebep olmaktadır.

                Zaman yönetimi konusunda insanlara yardımcı olacak çeşitli yöntem, teknik ve araçlar mevcuttur. Tüm bu yöntem, teknik ve araçlar, kişilere, bunları uyguladıkları ve kullandıkları takdirde, zamanı kendi denetimleri altına alabileceklerini söylemektedir. Bu iddia bir yere kadar doğrudur da. Fakat bir gerçekte var ki, tüm bunlar uygulansa ve kullanılsa da insanların zamanla mücadelesi devam etmektedir ve insanlar hala zamansızlıktan şikâyet etmektedir.

                Zaman yönetimi konusunda tüm yardımcı yöntem, teknik ve araçlara rağmen, süregelen yakınma ve şikâyetlerin çözümü, birey olarak zamanın nasıl algılandığı veya zamana bakış açısında yatmaktadır. Yeni bir paradigmaya olan ihtiyaç açıktır. Dördüncü kuşak zaman yönetimi de denen bu yeni bakış açısının özünde zamanımızı alan işlere ve faaliyetlere “aciliyet” ve “önem” penceresinden bakmak ve bunlara göre bir sınıflandırma yapmak yatmaktadır. Klasik zaman yönetimleri genelde acil işlerin nasıl ve daha etkili bir şekilde yönetilmeleri gerektiği üzerine odaklanmıştır. Bir bakıma da haklıdır. Ama hayatımıza denge getirmek, hayattan memnun olmak ve anlamlı işler yapmak adına bir eksiklik vardır.

                Aslında zaman konusunda insanları rahatsız eden de budur. Yani hayatımızda önemli olarak kabul ettiğimiz hususlara yeterli zaman ayıramamak. Dördüncü kuşak zaman yönetiminin temelinde, önemli işlere öncelik vermek yatar. Önemli işler, kişinin yaşamında derinden önem verdiği şeylerdir. Bunlar genelde yaşamı devam ettirmekle, sevmekle, sosyal yaşamla, kariyer yapmakla, sağlıkla, aile ile ve dünyaya katkı koymakla ilgili hususlardır. Modül III ders notları, “Stratejiler” bölümünde bahsedilen hayatın dört boyutu ile yani ruh, kalp, beden ve zihinle ilgili hususlardır. Yapılacak zaman planlamasına bu dört boyutu yani önemli işleri dahil etmek gerekir.

ACİL

ACİL DEĞİL

 

Önemli/Acil Hemen yapılması ve yetişmesi gereken işler. Krizler. Çözüm bekleyen sorunlar.	Önemli/Acil Değil Vizyon belirleme. Planlama. Eğitim ve Kişisel gelişim Kişiler arası ilişkiler Hazırlık yapma. Önlem alma. Kendini yenileme ve güçlendirme
Önemli Değil/Acil Zamansız ve gereksiz telefon görüşmeleri ve ziyaretler Bazı toplantılar Hemen yapılması gereken bazı işler. Popüler etkinlikler	Önemli Değil/Acil Değil Gereksiz telefon görüşmeleri Faydasız işler İlgisiz yazışmalar Aşırı TV seyretme Aşırı ve amaçsız internet kullanımı

Önemli ve Acil Karesi:

                Buradaki işler hem önemli hem de acilen yapılması gerekenleri barındırır. Şikayeti olan bir müşteri ile ilgilendiğimiz, zamanında teslim edilmesi gereken işle ilgilendiğimiz, fabrikada veya evde bir makineyi vs. tamir ettiğimiz, acil sağlık sorunları ile karşılaştığımızda doktora gitmemiz gereken zaman burasıdır. Kişiler burada mecburen zaman geçirir ve geçirmesi de gerekir. Bu karede dikkat edilmesi gereken ana husus, bazı önemli işler zamanında ilgilenilmediği için buraya kayar ve acil haline gelir. Aciliyet kişide strese sebep olur. Kişi önem paradigmasından aciliyet paradigmasına geçer. Krizler artar. Zaman problemi doğmaya başlar.

Önemli ve Acil Değil Karesi:

                Burası “kalite” karesidir. Vizyonumuzu belirlediğimiz, hedefler koyduğumuz, önlem aldığımız, kendimizi geliştirdiğimiz, yakın çevremizle kaliteli zaman geçirdiğimiz, yeteneklerimizi geliştirdiğimiz, öğrendiğimiz, önemli toplantı ve sunumlara hazırlandığımız zamanlar bu karede zaman geçiriyoruz demektir. Bizi insan yapan dört alanın (ruh, kalp, beden ve zihin) doyurulduğu yer burasıdır. Bu alanda zaman geçirdiğimizde önem paradigması bize hakimdir. Burada zaman geçirmemek, yani önemli işlerimize, şu an acil değil diye zaman ayırmamak, ileride oluşacak krizlere davetiye çıkarmaktır. Bu alanda ihmal edilen işler “Önemli ve Acil” olarak karşımıza çıkar. Periyodik olarak diş muayenesine gitmek bu alanın bir etkinliğidir. Bunun ihmal edilmesi neticesinde çürük ve ağrıyan bir dişle dişçiye gitmemize sebep olur. Dişçiye gitmek birden aciliyet kazanır. Belki de bu önemli bir işimizin aksamasına sebep olur. Aynısı bir fabrikanın makine parkındaki malzemelerin periyodik bakımlarının acil olmadığı için aksatılmasında da geçerlidir. Önceden önlem almak zaman yönetiminin kalbidir. Sizin işlerin üzerine gitmenizi gerekli kılar. Sonucunda da zamana hükmeden siz olursunuz.

Önemli Değil ve Acil Karesi:

                Burada acil ama önemli olmayan işler vardır. Burası yanılgıya düştüğümüz alandır. Birçok iş aciliyetinden dolayı önemli sanılır. Oysa iyice bakıldığında hiç de öyle olmadığı görülür. Acil ama önemli işlerle ilgilenen birey kendini önemli işler yapıyormuş hissedebilir. Genelde bu alanda başkaları için önemli olan işler bulunur. Birçok telefon görüşmesi, randevusuz gelen ziyaretçiler bunlara örnek olarak sayılabilir. Başkalarının kendilerine göre önemli olan işleri için zamanımızı harcarız.

Önemli Değil ve Acil Değil Karesi:

Burası zamanı israf ettiğimiz yerdir. Yapılan işler ne önemli ne de acildir. Zamanı boşa harcadığımız yer burasıdır. Belki de kaçış yaptığımız yer. Kendimizi "dinleniyorum" diye aldattığımız yer de burasıdır. Oysa dinlenme kendiniz için ve planlı bir etkinliktir ve bir "kalite" karesi etkinliğidir.